EDI-Anbindung

Schneller, effektiver, kostengünstiger

Das Rationalisierungsinstrument für den Datenaustausch zwischen Handel und Industrie heißt Electronic Data Interchange (EDI).

Heute wird ein Großteil der Geschäftsdokumente per Computer erstellt. Sie werden gedruckt, kopiert und dann per Post oder Fax weitergeleitet. Der Geschäftspartner wiederum erfasst die Daten erneut in seiner Computeranwendung, um die Informationen weiter zu verarbeiten. Je mehr Unternehmen an dieser Kette beteiligt sind, desto komplexer wird sie. Jede Unterbrechung des Informationsflusses behindert ihren reibungslosen Ablauf. Sie erfordert mehr Zeit, ist fehleranfälliger und führt häufig zu Mehrkosten.

EDI: Die Definition. EDI soll den Unternehmen nun helfen, die Geschäftsdaten schneller, billiger und genauer auszutauschen. Die Kölner Centrale für Coorganisation (CCG) definiert EDI wie folgt: "Die Übermittlung strukturierter Daten mittels festgelegter Nachrichtenstandards von einer Computeranwendung in die andere und zwar auf elektronischer Weise und mit einem Minimum an menschlichen Eingriffen."

Was heißt das nun konkret, zum Beispiel bei einer Bestellung? Hier werden die Daten aus dem Warenwirtschaftssystem des Einzelhändlers in einen so genannten Konverter übergeben. Dieser Konverter übersetzt die Informationen in ein standardisiertes Datenübertragungsformat. Anschließend wird die Bestellung an den Lieferanten versendet. Auf Empfängerseite dann wieder das gleiche Spiel: Ein Konverter übersetzt die Daten in die "Sprache" des Lieferanten, dann werden sie in seine Warenwirtschaft eingespielt, damit er die Bestellung bearbeiten und ausführen kann.

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Jede Partei im Geschäftsleben hantiert mit unterschiedlichen Datensätzen, Artikelnummern und Warengruppenbezeichnungen. Es ist schwierig für die Systeme, untereinander zu kommunizieren, da sie "verschiedene Sprachen" sprechen. Darum wurde von den Vereinten Nationen der weltweit einheitliche, branchenübergreifende Datenübertragungsstandard UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange für Administration, Commerce and Transport) geschaffen. UN/EDIFACT ist sehr komplex, weil er für alle Wirtschaftsbereiche anwendbar sein soll. Deshalb haben sich so genannte Subsets entwickelt, die nur die Informationen enthalten, die von einer bestimmten Anwendergruppe tatsächlich gebraucht werden.

Stammdaten: Die Stammdaten sind das Fundament für eine Zusammenarbeit per EDI. Am Anfang der Geschäftsbeziehung tauschen die Unternehmen ihre Partner- und Artikelstammdaten untereinander aus. Die Partnerstammdaten (PARTIN) bestehen aus Informationen wie Name und Adresse, Kontaktperson, Bankkonto. Mit den Artikelstammdaten (PRICAT) stellt die Industrie dem Handel als Erstausstattung ihren Artikelkatalog mit Namen, Farben, Größen etc. zur Verfügung. Jeder Artikel des Katalogs erhält eine eindeutige EAN, auf die sich der Kunde in allen künftigen Transaktionen bezieht. Allein diese Stammdaten stellen für den Händler eine Arbeitserleichterung dar. Wenn er von einem Ordertermin kommt, kann er sich die bestellten Positionen überspielen lassen und direkt in seine Warenwirtschaft stellen. So entfällt die zeitaufwendige manuelle Eingabe. Besonders effektiv ist dies bei NOS-Artikeln, die regelmäßig nachbestellt werden. Hier mussten vorher bei jeder Bestellung die Positionen erneut erfasst werden.

Bewegungsdaten: Die Bewegungsdaten dokumentieren die Kommunikation zwischen Industrie und Handel. Chronologisch betrachtet beginnen sie bei der Bestellung (ORDERS) mit Informationen wie Bestellnummer, Menge und Lieferdatum. Die Bestellung wird automatisch in die Warenwirtschaft des Händlers eingepflegt. Daraufhin antwortet der Lieferant mit einer Bestellbestätigung (ORDRSP). Das System vergleicht die Bestellung und die Bestätigung und weist den Händler auf eventuelle Differenzen hin. Dann folgt die Liefermeldung (DESADV), der elektronische Lieferschein. Mit Hilfe dieser Nachricht weiß der Empfänger, wann welche Artikel versandt wurden. Er kann den Wareneingang vorbereiten, die Daten der Lieferung mit der Bestellung vergleichen und in seine Warenwirtschaft einspeisen. Wenn die Ware ankommt, kann sie per EAN-Strichcode gescannt und im System abgeglichen werden.

Bei Vorauszeichnung durch den Lieferanten können die Mitarbeiter sie direkt vom Wareneingang in den Verkaufsraum übernehmen. Es entsteht kein Zeitverlust, die Kapitalbindung wird minimiert. Auch die Rechnungsdaten (INVOIC) können per EDI ausgetauscht werden. Das ermöglicht dem Empfänger eine automatische Rechnungskontrolle. Mit Hilfe der Bewegungsdaten verfügt der Handel stets über aktuelle Bestandszahlen in seinem Warenwirtschaftssystem. Er hat zum Beispiel bei NOS-Sortimenten die Möglichkeit, für jeden Artikel Mindestbestände festzulegen. Sobald diese Bestände erreicht sind, meldet sich das System. Es macht einen Bestellvorschlag oder führt die Bestellung bei entsprechender Programmierung automatisch aus.

Berichts- und Planungsdaten: Diese Daten werden genutzt, um den Geschäftspartner über Artikelbestände und -bewegungen zu informieren oder den zukünftigen Bedarf zu planen. Die wesentlichen Nachrichtentypen sind der Verkaufsdatenbericht (SLSRPT) und der Inventurbericht (INVRPT). Der Inventurbericht ermöglicht Kunden und Lieferanten den Austausch von Informationen über den aktuellen, geplanten oder zu erzielenden Bestand. Der Verkaufsdatenbericht wird vom Händler an den Lieferanten gesendet, der die Verkaufsdaten automatisch verarbeiten kann und schneller auf Renner bzw. Penner reagieren kann. Außerdem kann er dem Händler aus seinen gesammelten Erfahrungen sinnvolle Bestellvorschläge machen und ihn beraten. Der Inventurbericht wird in Kombination mit dem Verkaufsdatenbericht verwendet, um die Systeme zur Auffüllung des Lagers zu unterstützen. Ein Händler kann zum Beispiel mit einem Lieferanten bestimmte Mindestbestände vereinbaren, die der Lieferant verantworten soll. Dafür benötigt er die entsprechenden Verkaufs- und Bestandszahlen. Bei Erreichen dieses Mindestbestands sollte sich das System des Herstellers dann automatisch um die Wiederauffüllung kümmern.